Digitales Notariat

Digital am Puls der Zeit

Die österreichischen Notare sind Vorreiter im digitalen Service für ihre Klienten. Das elektronische Zeitalter begann im Notariat einerseits im Jahr 1997 mit der Errichtung einer vollelektronischen Notartreuhandbank zur Abwicklung der notariellen (Geld-) Treuhandschaften. Ein weiterer Meilenstein im Bereich der Digitalisierung war die Schaffung von „cyberDoc“, dem (ersten österreichischen) elektronischen Urkundenarchiv vor mehr als 20 Jahren. Seither wurden weitere digitale Anwendungen forciert.

Das geht digital

So wurde in Österreich als erstem EU-Mitgliedsstaat die Möglichkeit geschaffen, eine GmbH unter voller Wahrung der gewohnten Beratung durch den Notar digital zu gründen. Dabei müssen die Vertragsparteien nicht körperlich bei der Vertragserrichtung anwesend sein.

Auch weitere notarielle Amtshandlungen können – bei Einhaltung gewisser gesetzlich festgelegter Anforderungen – „online“ erfolgen. Konkret handelt es sich dabei um notarielle Protokolle, wie sie zum Beispiel bei Gesellschafterversammlungen erstellt werden. Die digitale GmbH-Gründung mit einem Notar ist bereits seit 2019 möglich.

Auch Notariatsakte, die zur Aufnahme von Rechtserklärungen und Rechtsgeschäften dienen, können digital erstellt werden. Ebenso kann die Beglaubigung von Unterschriften online erfolgen. Immobilientransaktionen können demzufolge heute bereits vollständig digital abgewickelt werden.

Ausgenommen von der Digitalisierung sind allerdings Testamente und sonstige letztwillige Verfügungen. Sie können weiterhin nicht elektronisch errichtet werden. Ebenfalls nicht möglich ist die Herstellung einer beglaubigten Kopie (Vidimierung) auf digitalem Weg, da dem Notar zur Vornahme einer solchen Amtshandlung immer das Original vorliegen muss.

Digitaler Workflow und Rechtssicherheit

Bevor ein Notariatsakt oder eine Beglaubigung online erfolgen kann, muss die Identität des Klienten digital festgestellt werden. Dazu gibt es Verfahren, die in der Notar-E-Identifikations-Verordnung geregelt sind. Der Notar führt in diesem Zusammenhang wie bisher allfällige Prüfungen hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch. Kommunikation, Beratung und individuelles Erarbeiten der Dokumente sind weiterhin zentraler Kern der notariellen Beratung, auch im digitalen Prozess.

Wenn die Dokumente fertig vorbereitet sind, „treffen“ sich Notar und Klient in einer Videokonferenz. Im Rahmen der Videokonferenz bringt der Klient unter Aufsicht des Notars seine qualifizierte elektronische Signatur an. Danach bringt der Notar bei den Beglaubigungen noch die Beglaubigungsklausel und Beurkundungssignatur auf. Die Dokumente werden anschließend, wie auch bei den analog errichteten Urkunden, dort eingesetzt, wo sie benötigt werden. Also z. B. bei Eingaben an das Grundbuch oder an das Firmenbuch.

Mehr Selbstbestimmung und Klimaschutz

Dass der Besuch beim Notar nun gleichsam vom Schreibtisch zuhause aus oder im Büro erledigt werden kann, ist ein großer Fortschritt für das österreichische Notariat. Er bringt nicht nur mehr Digitalisierung in den Rechtsverkehr, sondern ermöglicht auch mehr Service und Selbstbestimmung für Menschen, die körperlich eingeschränkt und nicht so mobil ist. Gleichzeitig unterstützt dieses Service auch die Bemühungen um Klimaschutz und Nachhaltigkeit.

Elektronische Signatur

Eine Signatur dient dazu, ein Dokument dem Unterzeichner zuzuordnen. Rechtsgrundlage ist die eIDAS-VO der Europäischen Union. Zur Ergänzung der VO wurde in Österreich das Signatur- und Vertrauensdienstegesetz erlassen. Zu diesem Gesetz besteht auch eine Durchführungsverordnung, die insbesondere die Anforderungen an die Zertifikatserstellung und die entsprechenden Datenbanken genauer regelt. Bei der elektronischen Signatur handelt es sich grundlegend um eine Art Zusatz zu einem elektronischen (zumeist PDF-)Dokument.

Elektronische Signatur: Aber wozu?

Elektronische Signaturen dienen unter rechtlichen Aspekten betrachtet vorrangig drei Aufgaben:

Authentizität

Zunächst soll mit einer Signatur vor allem sichergestellt werden, dass der Inhalt des signierten Dokuments von der signierenden Person stammt. Demnach kann insbesondere überprüft werden, ob die Erklärung gefälscht ist.

Integrität

Darüber hinaus kann sichergestellt werden, dass ein elektronisches Dokument nach der Signatur (etwa während der Übertragung über das Internet) nicht verändert oder kompromittiert wurde.

Identität

Signaturen sollen die signierende Person darüber hinaus identifizierbar machen. Hierzu muss bei der Erstellung eines Zertifikats die Identität einer Person mit geeigneten Mitteln festgestellt werden.